Prosedur Administrasi

Dokumen menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
Dokumentasi adalah pencarian,penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk mendapat keterangan-keterangan dan penerangan-penerangan dan bukti.
Dari segi pemakaiannya, dokumen terdiri atas enam macam, yaitu :
• Dokumen Pribadi
• Dokumen Niaga
• Dokumen Pemerintah
• Dokumen Sejarah
• Dokumen Kedokteran
Dari segi fungsi, dokumen terdiri atas dua macam yaitu:
• Dokumen dinamis
• Dokumen statis
Dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dokumen terbagi atas tiga macam, yaitu:
• Dokumen korporal
• Dokumen literal
• Dokumen privat
Kegiatan atau tugas dokumentasi meliputi :

• Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan
• Mencatat dokumen
• Mengolah dokumen
• Memproduksi dokumen
• Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen
• Menyimpan dan memelihara dokumen  

Alasan utama mengapa surat masih tetap diperlukan ialah karena kita memerlukan dokumentasi atau bukti bagi setiap kegiatan organisasi yang telah dilakukannya. Surat memiliki kelebihan jika dibandingkan dengan alat komunikasi lainnya, yaitu memiliki bukti berupa tulisan dan tanda tangan, juga dapat menyampaikan informasi sesuai dengan sumbernya. Pada intinya ada 3 tujuan penulisan surat yaitu sebagai berikut :
1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain.
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan, tanggapan, balasan yang disampaikan.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah pengertian.

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor maka surat berfungsi sebagai :

• Tanda bukti tertulis yang otentik
• Pedoman
• Alat pengingat atau berfikir
• Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat

 Penggolongan Surat Menurut Wujudnya :
• Surat Bersampul
• Memo dan nota
• Kartu pos
• Warkat pos
• Telegram
Menurut sifat isi :
• Surat Pribadi
• Surat Dinas
Menurut Keamanan isi :
• Surat Biasa
• Surat Rahasia
• Surat Sangat Rahasia
Jenis Kertas
a. Kertas HVS digunakan untuk menulis surat asli yang sifatnya resmi
b. Kertas Tipis atau doorslag dipakai untuk tembusan atau copy surat tanda bukti
c. Kertas stensil untuk menyusun surat dalam jumlah yang banyak
Tinta
Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang bersifat resmi pada umumnya hitam, boleh saja menggunakan warna lain kecuali warna merah.

Amplop
Peralatan yang digunakan semua alat untuk menulis surat dan mesin-mesin diantarannya mesik tik, mesin komputer, mesin dikte, mesin stensil, mesin fotokopi, mesin scanner, dsb.